Vertriebsautomatisierung – ohne dieses Element wird Ihre Außendienststrategie scheitern

Die Vertriebsautomatisierung ist die Antwort auf die Probleme, die mit der Organisation der Zeit der Vertriebsmitarbeiter und der Effizienz der Vertriebsprozesse selbst verbunden sind. Warum suchen Fachleute, die Vertriebsstrategien entwickeln, nach Lösungen für die Vertriebsautomatisierung? Was sollte nicht übersehen werden, um den Außendienst gut zu verwalten und sinnvoll mit den bei Verkaufsbesuchen gesammelten Daten zu arbeiten?

Warum benötigen Sie die Automatisierung des Außendienstes?

Vor einiger Zeit veröffentlichte Forbes in einem mittlerweile klassischen Artikel Daten, die zeigen, dass Vertriebsmitarbeiter nur ein Drittel ihrer Zeit mit reinen Verkaufsaktivitäten verbringen. Und das ist nicht ihre Schuld, denn der Grund, warum sie in administrativen Aufgaben ertrinken, liegt eher in der unzureichenden Organisation der Arbeit ihrer Teams und dem Fehlen von Instrumenten, die ihnen mehr als nur eine Anleitung zur Verwaltung ihrer Zeit geben. Kein Vertriebsleiter ist glücklich, wenn er ein solches Ergebnis hört. Um die Ursache und die Lösung für das Problem der Zeiteffizienz des Verkaufspersonals zu finden, brauchen wir eine Diagnose der Aktivitäten, die die meisten Ressourcen kosten. Schließlich müssen wir wissen, wo wir die Zaubermaschine ansetzen müssen. Aber das ist nur leicht gesagt. Um die Schuldigen für die geringe Effizienz ausfindig zu machen, müssen die Vertriebsaktivitäten gemessen und verglichen werden – am besten Äpfel mit Äpfeln. Wenn jeder Vertriebsmitarbeiter seinen eigenen Arbeitsstil hat und Ihr Außendienst wie ein Free-Jazz-Konzert abläuft (Generalthema plus jede Menge Improvisation), haben Sie keine Chance auf konstruktive Schlussfolgerungen. Was wird also benötigt?

Sie brauchen einen Prozess. 

Ein leuchtend gelbes OBJEKT-Schild hat soeben den Weg zur Vertriebsautomatisierung geebnet. Aber glauben Sie mir, es ist besser, diesen Weg zu wählen, als sich auf der Schnellstraße in den Busch zu stürzen. Jazz lässt sich nicht automatisieren. Was Sie automatisieren können, sind Prozesse, d. h. sich wiederholende Aktivitäten – der Verkauf ist derselbe Prozess wie jeder andere in der Geschäftswelt, und wenn Sie ihm Aufmerksamkeit schenken, wird die Implementierung von Tools zur Verkaufsautomatisierung nur noch mehr Sinn machen.

So gestalten Sie einen Außendienstprozess (träge Version)

Jetzt ist es an der Zeit, den Verkauf zu automatisieren.

In Ihrem Besuchsszenario finden Sie die Elemente, die sich am meisten wiederholen, die manuell, mühsam, zeitaufwendig oder „gehirnintensiv“ sind. Preise aufschreiben, Produkte zählen, Notizen schreiben, Bestellungen einfügen, Rabatte berechnen, Trinkgelder notieren, E-Mails versenden, zukünftige Besuche im Kalender planen usw. Dies sind die Glieder des Prozesses, die am besten mit Automatisierungswerkzeugen behandelt werden.

Aber (wieder) Jazz

Viele dieser Tätigkeiten können durch eine digitale Version, in der Regel eine App, ersetzt werden, um eine bestimmte Tätigkeit zu rationalisieren. In diesem Stadium können die Vertriebsmitarbeiter selbst kreativ werden – sie werden Google Maps für die Navigation, Outlook für E-Mails, Evernote für Notizen, den Systemkalender für die Planung von Besuchen, Whatsapp für die Kommunikation usw. nutzen. Sie hingegen müssen sich um Datenkonsistenz, Informationssicherheit und zuverlässige Berichte keine Gedanken mehr machen. Sie befinden sich wieder auf dem Schoß von Miles Davis.

Eine Anwendung zur Automatisierung des Verkaufs im Außendienst

An dieser Stelle drängt sich die Frage nach einer Lösung auf. Wie wäre es, alles in ein einziges System zu packen? Ein solches System wird als Sales Force Automation (SFA) bezeichnet; im Falle des Außendienstes gibt es auch den Begriff Field Force Management (FFM). Bei einem solchen System handelt es sich im Großen und Ganzen um eine mobile Anwendung für den Vertriebsmitarbeiter, die mit einer zentralen, in die Unternehmens- und Vertriebssysteme integrierten Anwendung verbunden ist. Es dient Fachleuten dazu, Informationen organisiert, transparent und sicher zu halten. Das SFA-System, das die Funktionen einer Verkaufsmaschine und oft auch eines mobilen CRM-Systems erfüllt und bei der Akquisition neuer Kunden im Außendienst hilft, gibt Ihnen die Kontrolle über den Vertrieb – eine Kontrolle, die nicht nur Ihr Vorrecht, sondern auch Ihre Verantwortung als Vertriebsleiter ist.

Bei der Analyse von Systemen zur Vertriebsautomatisierung stellen Sie vielleicht fest, dass die Logik der digitalen Welt nicht immer die Annahmen Ihrer Vertriebsstrategie widerspiegelt und Sie einige ihrer Prozesse ändern müssen. Aber seien Sie nicht frustriert, denken Sie einfach an… eine Waschmaschine. Schließlich wurde der Kampf um die Automatisierung der Wäschereinigung nicht durch einen Automaten gewonnen, der die Wäsche zerquetscht oder mit einem Stock schlägt, obwohl solche manuellen Prozesse logischerweise automatisiert werden sollten. Das hat die Menschen jedoch nicht daran gehindert, die Vorteile von Trommelwaschmaschinen zu schätzen. Das Gleiche gilt für Feldprozesse – nur weil wir beispielsweise gewohnt sind, die Ausstellung durch den Vergleich mit einem Planogramm zu prüfen, heißt das nicht, dass wir diese Methode zwangsweise in ein Merchandising-Automatisierungswerkzeug implementieren sollten. Schließlich haben wir andere, interessantere Methoden zur Untersuchung von Regalstandards zur Verfügung.

Vertriebsautomatisierung – Beispiele

Wenn sie richtig gemacht wird, steigert die Vertriebsautomatisierung die Effizienz gut gestalteter Prozesse, so dass:

• sich wiederholende Tätigkeiten beschleunigen,
• Fehler bei sich wiederholenden Tätigkeiten reduzieren,
• die physischen und psychischen Kräfte Ihrer Mitarbeiter geschont werden
• die Ausbildung und Einarbeitung beschleunigt werden,
• und, wer weiß, vielleicht sogar die Arbeitszufriedenheit erhöht wird.

In der Vertriebsrealität geht es bei der Automatisierung darum, so viele digitalisierte Elemente wie möglich wie Aktionen, Bedingungen (Auslöser), Informationen, Daten, Berichte, Benachrichtigungen usw. ohne manuelle Kontrolle funktionieren zu lassen. Im Folgenden stellen wir einige der populärsten Beispiele von Prozessen vor, die aus der alltäglichen Praxis herausgenommen wurden (HINWEIS: das Wort „automatisch“ wird hier ärgerlich oft vorkommen):

Automatisierung der Bestellung

Der Verkäufer in der SFA-Anwendung verfügt über eine automatisch aktualisierte Produktliste mit automatisch aktualisierten Preisen. Er kennt auch automatisch die Verfügbarkeit bestimmter SKUs in den Lagern der Distributoren. Die im System gespeicherten Geschäftsbedingungen und aktuellen Werbeaktionen ermöglichen die automatische Berechnung von Rabatten und Gratiszugaben, deren Ausgabe den Lagerbestand automatisch aktualisiert. Die aufgegebene Bestellung löst einen Workflow für die Fertigstellung und die Lieferung an den Laden aus. Andererseits werden die Verkaufsziele und die Prognosen für die Mitarbeiterprämien aktualisiert. Der Verkaufsbericht wird ebenfalls automatisch aktualisiert.

Automatisierte Regalvermessung

Klassische SFA-Systeme ersetzen manuelle Prozesse und helfen bei der Berechnung von Regalparametern aus manuell gemeldeten Produktmengen. Die moderne Automatisierung dieses Prozesses mit künstlicher Intelligenz und Bilderkennung ermöglicht es, das Regal zu vermessen und die anhand eines Fotos berechneten Indikatoren während desselben Besuchs anzuzeigen. In einem solchen System werden die entsprechenden Berichte automatisch generiert, und darüber hinaus können fehlende Produkte durch die Verkaufsautomatisierung automatisch in die Bestellung „geworfen“ werden. Wenn kritische Regalindikatoren erreicht werden, können zusätzliche Aufgaben für Merchandiser oder E-Mail-Warnungen für Vorgesetzte generiert warden.

Automatisierung von Feedback

Das, was am schwierigsten zu automatisieren scheint (denn es geht nichts über ein offenes Gespräch bei einem Kaffee mit sanftem Jazz in den Ohren), wird auch von Sales Force Automation-Systemen unterstützt. Ereignisse, die in der SFA-Anwendung gemeldet werden, sind eine hervorragende Ressource für die Aktualisierung von Metriken, die mit Verkaufszielen oder Boni verbunden sind. Informationen darüber, ob das Unternehmen mit den Ergebnissen eines Besuchs (z. B. einer Bestellung oder dem Zustand eines Regals) zufrieden ist, die automatisch und in Echtzeit geliefert werden, steigern die Effizienz der Abläufe viel besser als E-Mails mit Ergebnissen, die von einem Manager mit wochenlanger Verspätung verschickt werden.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Geschwindigkeit, mit der Informationen die verschiedenen Prozessbeteiligten erreichen, ist oft entscheidend für den Erfolg des Prozesses, insbesondere in einem wettbewerbsorientierten Umfeld. Wo Entscheidungen schrittweise und von einem verteilten Team getroffen werden, ermöglicht die Vertriebsautomatisierung im Bereich des Dokumentendurchlaufs und die gleichzeitige Formalisierung dieses Durchlaufs eine Beschleunigung und Überwachung des Auftragsund Entscheidungsflusses. Bei Hunderten oder Tausenden solcher Vorgänge, die täglich durchgeführt werden, sprechen wir von einer enormen Zeitersparnis. Beispiele? Täglich bearbeiten wir Arbeitsabläufe, bei denen es um Aufträge mit Rabattannahme geht, die zusätzlich eine Bestätigung der Produktverfügbarkeit durch einen Lagermitarbeiter und die Erstellung von Versandpapieren für die Logistik erfordern.

Eine gute Vertriebsautomatisierung basiert auf gut durchdachten Prozessen, die das Herzstück eines organisierten Vertriebs sind. SFA-Systeme helfen, die Effizienz der Prozesse zu steigern und sind als Systeme, die für eine bestimmte Gruppe von Unternehmen geschaffen wurden, Träger von Know-how, das dort nützlich sein kann, wo die Prozesse noch unausgereift oder ineffizient sind. Dort, wo viele Änderungen und Anpassungen erforderlich sind, gewinnen Low-Code-Anwendungen die Oberhand, die es zudem ermöglichen, Prozesse schnell und einfach umzugestalten, ohne dass eine Programmierung und ein kostspieliger Neuaufbau von Anwendungen erforderlich sind.

Wie wäre es mit Hyper-Automatisierung?

Im Zeitalter der Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz ist es ein logischer Schritt in der Entwicklung der Vertriebsautomatisierung, diejenigen Elemente zu unterstützen, die bisher ausschließlich dem Menschen vorbehalten waren – das Denken und die Entscheidungsfindung (z. B. wohin man geht, was man bestellt, welche Maßnahmen man ergreift). Es ist schwer zu prognostizieren, ob der Außendienst in Verbindung mit den Gewohnheiten der Vertragspartner, die zunehmend bereit sind, den B2B-E-Commerce-Kanal zu nutzen, völlig unbemannt werden wird. Heute sehen wir eine weitere Entwicklung der Rolle des Verkäufers hin zu einem Kundenberater, was bedeutet, dass mehr Bereiche der Zusammenarbeit zwischen Herstellern, Händlern und Geschäften automatisiert werden.

Wenn Sie planen, den Vertrieb in Ihrem Unternehmen zu automatisieren, helfen wir Ihnen gerne weiter, machen Vorschläge für den Einstieg und helfen Ihnen, die Kosten für Ihre Investition abzuschätzen.