Automatización de las ventas – sin este elemento, su estrategia sobre el terreno fracasará
La automatización de las ventas es la respuesta a los problemas relacionados con la organización del tiempo de los vendedores y la eficacia de los propios procesos de venta. ¿Por qué los profesionales que crean estrategias de ventas buscan soluciones de automatización de la fuerza de ventas? ¿Qué no hay que pasar por alto para gestionar bien las ventas en campo y trabajar de forma significativa con los datos recopilados durante las visitas comerciales?
Por qué necesita la automatización de las ventas sobre el equipo de campo.
Hace algún tiempo, Forbes, en un artículo clásico, publicó datos que mostraban que los vendedores dedican sólo 1/3 de su tiempo a actividades estrictamente de ventas. Es más, no es culpa suya, porque la razón por la que se ahogan en tareas administrativas está más del lado de una organización inadecuada del trabajo de los equipos y de la falta de herramientas que den algo más que consejos sobre cómo gestionar el tiempo. Al oír semejante resultado, ningún jefe de ventas estará satisfecho. Para encontrar la causa y la solución al problema de eficiencia temporal de la fuerza de ventas, necesitamos un diagnóstico de las actividades que cuestan más recursos. Después de todo, necesitamos saber dónde poner la máquina mágica. Pero esto sólo es fácil de decir.
Para localizar a los culpables de la baja eficiencia, hay que medir y comparar las actividades de ventas, preferiblemente de igual a igual. Si cada vendedor tiene su propio estilo de trabajo y su venta sobre el terreno es como un concierto de jazz libre (tema general más masas de improvisación), no hay posibilidad de sacar conclusiones constructivas. Entonces, ¿qué se necesita?
Se necesita un proceso. Acaba de aparecer una brillante señal amarilla de desvío en el camino hacia la automatización de las ventas. Pero créalo, elegir este camino es mejor opción que precipitarse por la autopista hacia el monte. El jazz no se puede automatizar. Lo que sí se puede automatizar son los procesos, es decir, los conjuntos de actividades repetitivas: las ventas son el mismo proceso que cualquier otro en la empresa y, si se le presta atención, la implementación de herramientas de automatización de ventas tendrá más sentido.
Cómo diseñar un proceso de ventas para el quipo en campo (versión sencilla)
- Cree un guion para la visita comercial
Esto es en torno a lo que girará todo. Piensa en las cosas que los vendedores deben hacer en la tienda y descríbelas en forma de tareas secuenciales (por ejemplo, actualización de los datos de la tienda, comprobación de los productos en el lineal, comprobación de los precios de la competencia, presencia de un periódico promocional, realización de pedidos, notas de la visita). - Elaborar informes y análisis de la información
El control de la eficacia de las actividades es un elemento imprescindible de los procesos comerciales. Si los vendedores empiezan a aplicar el escenario en las tiendas, usted tendrá la oportunidad de examinarlo y hacer ajustes. - Las buenas ideas, aplicadas con el tiempo, se convierten en buenas prácticas
Esto ya es mucho, porque significa que sabes lo que funciona en tus ventas y lo que no merece la pena hacer. Las pruebas y las correcciones son el elemento imprescindible de la gestión del proceso de ventas. - Si su proceso da resultados, desarrolle materiales de consulta y documentación
Que le permitan entenderlo sin necesidad de traducirlo cara a cara. Tu proceso de ventas acaba de ganar el estatus de estándar. - Escalado de procesos
En muchas organizaciones, las innovaciones en el ámbito de la gestión se implantan en empleados individuales o en equipos. Si está satisfecho con su proceso, ahora es el momento de implementarlo en toda su estructura de ventas. - Mida el proceso con regularidad
Si las circunstancias o los objetivos cambian, no dude en optimizar, experimentar y a veces incluso cambiar el proceso.
Ha llegado la hora de la automatizar de las ventas
En su escenario de visitas, encontrará elementos que son los más repetitivos, imitativos, manuales, tediosos, que consumen mucho tiempo o que «son tediosos». Anotar precios, contar productos, escribir notas, introducir pedidos, calcular descuentos, enumerar regalos, enviar correos electrónicos, planificar las próximas visitas en el calendario, etc. Estos son los eslabones del proceso que se tratan mejor con herramientas de automatización.
Pero (de nuevo) el jazz
Muchas de estas actividades pueden sustituirse por una versión digital, casi siempre una aplicación que mejore una operación concreta. En esta fase, los propios vendedores pueden ser creativos: utilizarán Google Maps para navegar, Outlook para enviar correos electrónicos, Evernote para tomar notas, el calendario del sistema para planificar visitas, Whatsapp para comunicarse, etcétera. Tú, sin embargo, tendrás que olvidarte de la integridad de los datos, la seguridad de la información y los informes fiables, estás de nuevo en el regazo de Miles Davis.
Una aplicación para automatizar las ventas sobre el equipo de campo
Llegados a este punto, surge la necesidad de encontrar una solución. ¿Y si lo empaquetamos todo en un solo sistema? Un sistema así se llama Automatización de la Fuerza de Ventas (SFA), y en el caso de las ventas sobre el terreno también existe el término Gestión de la Fuerza de Ventas sobre el Terreno (FFM). Un sistema de este tipo es, en términos generales, una aplicación móvil para un representante de ventas, conectada con una aplicación central integrada con los sistemas de la empresa y del distribuidor. Sirve a los profesionales para mantener la información organizada, transparente y segura. Al servir como automatización de las ventas y, a menudo, como sistema CRM móvil para ayudarle a captar nuevos clientes sobre el terreno, el sistema SFA le dará el control de la gestión sobre las ventas, un control que no es sólo su prerrogativa, sino su responsabilidad como director de ventas.
Al analizar los sistemas de automatización de la fuerza de ventas, puede resultar que la lógica del mundo digital no siempre refleje los supuestos de su estrategia de ventas, y que tenga que cambiar algunos de sus procesos.
Pero no se frustre, piense en.… una lavadora. Al fin y al cabo, la batalla del mercado para automatizar el proceso de limpieza de la ropa no la ganó una máquina aplastando o golpeando la ropa con un trozo de madera, aunque lógicamente esos procesos manuales deberían automatizarse. Sin embargo, esto no impidió que la gente apreciara los beneficios de utilizar lavadoras de tambor. Ocurre algo parecido en los procesos de campo: por ejemplo, el hecho de que estemos acostumbrados a examinar la exposición comparándola con el planograma no significa que debamos implementar a la fuerza este método en la herramienta de automatización del merchandising. Al fin y al cabo, tenemos a nuestro alcance otros métodos más interesantes para comprobar los estándares de las estanterías.
Automatización de ventas – ejemplos
La automatización de ventas correctamente realizada aumenta la eficiencia de los procesos bien diseñados, gracias a los cuales
- agiliza las actividades repetitivas,
- reduce el número de errores en actividades reproducibles,
- ahorra fuerza física y mental a sus empleados,
- acelerará la formación y la incorporación,
- Y puede que inclusive aumente la satisfacción laboral.
En la realidad de las ventas, automatización significa esforzarse por hacer que el mayor número posible de elementos digitalizados, como acciones, condiciones (disparadores), información, datos, informes, notificaciones, etc. funcionen sin necesidad de control manual.
Automatización de pedidos
Los comerciantes de la tienda en la aplicación SFA tienen una lista de productos actualizada automáticamente con precios actualizados automáticamente. También conocen automáticamente la disponibilidad de SKU individuales en los almacenes de los distribuidores. Las condiciones comerciales y las promociones en curso almacenadas en el sistema permitirán el cálculo automático de descuentos y regalos, cuya liberación actualizará automáticamente las existencias. El pedido realizado desencadenará el flujo de trabajo asociado a la preparación de pedidos y la entrega en el almacén. Por otra parte, se actualizarán los objetivos de ventas y la previsión de bonificaciones de los empleados. El informe de ventas también se actualizará automáticamente.
Automatización del estudio de Estanterias
Los sistemas clásicos de SFA sustituyen a los procesos manuales, ayudando a calcular los parámetros de los lineales a partir de las cantidades de producto comunicadas manualmente. La automatización moderna de este proceso, mediante el uso de inteligencia artificial y reconocimiento de imágenes, permite inspeccionar la estantería y calcular los indicadores de exposición a partir de una foto durante la misma visita. De este modo, se generarán automáticamente los informes pertinentes, además de los productos ausentes, que la automatización de ventas puede «lanzar» automáticamente al pedido. Cuando se alcanzan los indicadores críticos de la estanteria, se pueden generar tareas adicionales para los vendedores o alertas por correo electrónico para los supervisores.
Retroalimentación Automatica
Algo que parece lo más difícil de automatizar (porque no hay nada como una conversación franca tomando un café con suave jazz fluyendo en tus oídos) también encuentra apoyo en los sistemas de Automatización de Fuerza de Ventas. Los eventos notificados en la aplicación SFA son un recurso excelente para actualizar indicadores vinculados a objetivos de ventas o bonificaciones. La información sobre si la organización está satisfecha con los resultados de una visita (por ejemplo, el pedido o el estado de las estanterías) entregada automáticamente y en tiempo real aumenta la eficacia de las operaciones mucho mejor que los correos electrónicos con resultados enviados con semanas de retraso por un gestor.
Automatización del flujo de trabajo
La velocidad a la que la información llega a los participantes de un proceso individual es a menudo crucial para el éxito de este proceso, especialmente en un entorno competitivo. Cuando las decisiones se toman por pasos y por un equipo distribuido, automatizar las ventas en el área del flujo de trabajo y formalizar este flujo al mismo tiempo, permite acelerar y controlar el flujo de pedidos y decisiones. En el caso de cientos o miles de procedimientos de este tipo realizados cada día, estamos hablando de enormes cantidades de tiempo ahorrado. ¿Un ejemplo? A diario, damos soporte a flujos de trabajo en los que hay pedidos con la aceptación de un descuento, que además requieren la confirmación de la disponibilidad del producto por parte de un empleado del almacén y la generación de documentos de envío para logística.
Una buena automatización de las ventas se basa en procesos bien pensados que son el corazón de unas ventas organizadas. Los sistemas SFA ayudan a aumentar la eficacia de los procesos y, como sistemas creados para un grupo específico de entidades, son portadores de conocimientos técnicos que pueden resultar útiles allí donde los procesos aún están inmaduros o son ineficaces. Cuando se necesitan muchos cambios y retoques, ganan ventaja las aplicaciones de bajo código, que además permiten reconstruir los procesos de forma rápida y sencilla, sin necesidad de programar y reconstruir costosas aplicaciones.
¿Qué le parece la hiperautomatización?
En la era de los avances de la inteligencia artificial, un paso lógico en el desarrollo de la automatización de las ventas es apoyar los elementos que hasta ahora han sido dominio exclusivo de los humanos: el razonamiento y la toma de decisiones (por ejemplo, dónde ir, qué pedir, qué acciones emprender).
Es difícil prever si, combinada con los hábitos de los contratistas, cada vez más dispuestos a utilizar el canal de comercio electrónico b2b, las ventas sobre el terreno llegarán a estar completamente desprovistas de personal. Por el momento, asistimos a una mayor evolución del papel del vendedor hacia el de asesor del cliente, lo que significa que se automatizarán más áreas de cooperación entre fabricantes, distribuidores y tiendas.
Si está pensando en automatizar las ventas en su empresa, estaremos encantados de ayudarle, sugerirle cómo empezar y ayudarle a calcular el coste de su inversión.