¿Cuánto cuesta la aplicación SFA?
– Una cosa más: ¿cuánto costará?
Una pregunta que ningún vendedor quiere oír en una primera reunión, y que un cliente potencial quiere formular como una de las primeras. No hay sorpresa para ninguna de las partes.
En el caso de los sistemas informáticos, el asesor quiere estimar con precisión el costo de implementación de la solución para el cliente. Esto es necesario para planificar con precisión las actividades posteriores relacionadas con el proyecto y evitar malentendidos innecesarios en una fase posterior. Al fin y al cabo, hay que asegurar el tiempo del equipo, reservar recursos y planificar el trabajo. A nadie le gusta que el coste de un proyecto se dispare de repente. Créame: A los proveedores de SFA también les gusta trabajar con cifras concretas y seguras, incluso en este aspecto.
El comprador quiere saber desde el principio cuánto cuesta la aplicación SFA. Para asegurar un presupuesto adecuado y ejecutar los procesos internos de la empresa, simplemente se necesita un precio. A nadie le sorprende la planificación de los gastos de la empresa. Es necesario mantener las finanzas de la empresa bajo control y estimar si podemos permitirnos de forma realista este tipo de inversión. Este tipo de decisiones no suelen tomarse de la noche a la mañana y van precedidas de un análisis detallado de pérdidas y ganancias.
¿Es imposible responder a la pregunta de cuánto puede costar una aplicación para representantes de ventas? ¿Cómo preparar adecuadamente un presupuesto y una conversación de este tipo? ¿Qué influye en el costo de la solución? Intentemos hablar de ello abiertamente.
¿Necesita esperar para obtener un presupuesto?
Intentemos desmentir un mito desde el principio: la cuestión de éste, el precio, o más exactamente la tarificación. Alguien dijo una vez que, fijar el precio de un sistema en la primera reunión es imposible. Esto no es exactamente así. Un vendedor, a pesar de tener tantos talentos, no es capaz de adivinar el futuro a partir de hojas de té o de una bola de cristal – y precisamente esas habilidades serían necesarias para decir con un 100% de certeza cuánto cuesta una aplicación SFA en la primera reunión. Que sea difícil dar una cifra exacta no impide hacer una primera estimación del coste del proyecto.
Si ya está hablando con una empresa que proporciona aplicaciones para representantes de ventas, es casi seguro que no se trata de su primera implementación. Ya tienen docenas o cientos de implementaciones de experiencia, que pueden diferir de lo que usted quiere que hagan. Sin embargo, centrándose en elementos y soluciones individuales, como: el número de usuarios de la aplicación, el número y tipo de sistemas con los que se va a comunicar la aplicación solicitada o la variedad de módulos, puede dar un costo aproximado de implementación.
El costo aproximado suele darse en forma de rango de precios. Para que la estimación inicial sea más realista, es necesario preparar bien la reunión con el vendedor. Merece la pena reunir la información necesaria sobre el número de usuarios del sistema, las funciones que son clave para nuestro proceso o las integraciones que permitirán la ejecución de pedidos o tareas. Cada dato permite reducir la diferencia entre el presupuesto inicial y el final. Las cuotas de un proyecto varían de una etapa a otra, y ahora que lo hemos mencionado, hablemos de cómo es.
Hablemos de las fases de implementación
La inversión en un sistema SFA puede dividirse en varias etapas.
- implementación,
- mantenimiento,
- servicio.
Implementación
Es la primera etapa, la más importante y la que requiere más tiempo, la implantación de un sistema SFA en una empresa. En esta fase se prepara la configuración de toda la aplicación. Aquí es donde se modela el sistema para que responda mejor a sus expectativas y contribuya al mayor aumento posible de la productividad de su equipo. Esta es la etapa en la que participan más personas del lado de la configuración: desarrolladores, jefes de proyecto, configuradores, analistas, integradores… todos trabajan para garantizar que la aplicación cumpla sus expectativas al 100%.
Aunque el sistema se construye en su mayor parte a partir de elementos y módulos preparados de antemano, es necesario conectarlos de la manera correcta y hacer que se comuniquen entre sí de forma eficaz. Los elementos que requieren trabajo de desarrollo y las integraciones no estándar entre sistemas, que no están en nuestro sistema, tienen que escribirse adicionalmente, lo que (como puedes adivinar) alarga todo el proceso (entre tú y yo – estas situaciones son extremadamente raras). Todo esto hace que la implementación sea a menudo la fase más cara de la inversión en un sistema SFA. La tarifa de implementación es única.
Mantenimiento
Una vez que el sistema está en marcha, comienza la fase de mantenimiento. Aquí los costes son significativamente más bajos. Como su nombre indica, el cliente paga una cuota mensual periódica para mantener la continuidad del servicio. El principal factor que influye en la cuota mensual es el número de puestos. Esto no es más que el número de personas que utilizan la aplicación por parte del cliente. La cuota de mantenimiento también incluye elementos como el soporte del equipo de helpdesk. También son las horas del equipo de gestores de proyectos que se emplean para desarrollar el sistema y ajustar constantemente la solución a las necesidades.
Servicio
Son costos opcionales. En pocas palabras, se puede resumir en todos los elementos adicionales de soporte del sistema que no están cubiertos por el contrato. Puede ocurrir que, a medida que su empresa y su equipo de ventas internacional crezcan, sea necesario crear y programar elementos adicionales. A veces se trata de funciones que no estaban previstas en el diseño original del sistema. Otras veces puede tratarse de integraciones con nuevos distribuidores que no pueden realizarse dentro del horario de la cuota de mantenimiento.
¿Cuánto cuesta la aplicación SFA? Prepárate para hablar
El dato más importante que debería quedarte grabado después de leer este texto es la importancia de la primera reunión con los representantes de la empresa a la que confiarás la implementación del sistema SFA. Cuanta más información les prepares, cuanto más detalladamente hables de los procesos de tu empresa, más podrás contar con un presupuesto preciso en la primera reunión.
Una pequeña pista: intenta preparar la información antes de la propia reunión, como el número de empleados que finalmente utilizarán la solución, cómo es un escenario modelo de visita de los empleados al punto, qué responsabilidades tienen y qué tareas deben realizar.
Es incluso mejor si puedes recopilarlos con antelación y enviarlos al equipo de ventas antes de la reunión. De este modo, durante la reunión se centrará únicamente en los módulos y funciones que usted y su empresa realmente necesitan.