Automatisation des ventes – votre stratégie sur le terrain est vouée à l’échec sans cet élément

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L’automatisation des ventes offre une réponse aux problèmes liés à la gestion du temps des représentants commerciaux et à l’efficacité des processus de vente proprement dits. Pour quelles raisons les professionnels qui définissent des stratégies de vente recherchent-ils des logiciels d’automatisation SFA? Quels sont les éléments à ne pas négliger pour bien gérer les ventes sur le terrain et utiliser de manière efficace les données collectées lors des visites de vente ?

La nécessité de l’automatisation des ventes sur le terrain

Il y a quelque temps, Forbes, a publié dans son article devenu classique des données montrant que les représentants commerciaux ne consacrent qu’un tiers de leur temps à des activités strictement commerciales. Ce n’est d’ailleurs pas de leur faute, puisque la raison pour laquelle ils croulent sous les tâches administratives réside plutôt dans une organisation insuffisante du travail de leurs équipes et dans le manque d’outils qui leur donnent plus que des conseils sur la manière de gérer leur temps. Face à un tel résultat, aucun directeur commercial ne sera heureux. Pour trouver la source et la solution au problème d’efficacité temporelle des forces de vente, il faut poser un diagnostic sur les activités qui coûtent le plus de ressources. Après tout, nous devons savoir où placer notre « automate magique ». Tout cela est facile à dire.

Pour trouver les coupables d’un faible rendement, les activités de vente doivent être mesurées et comparées – de préférence entre elles. Si chaque représentant a son propre style de travail et que vos ventes sur le terrain ressemblent à un concert de jazz libre (thème général plus beaucoup d’improvisation), il n’y a aucune chance d’arriver à des conclusions constructives. Alors de quoi a-t-on besoin ?

Vous avez besoin d’un processus. 

Et là, VLAN !un panneau jaune DEVIATION vient d’apparaître sur la route de l’automatisation des ventes. Mais croyez-moi, il vaut mieux choisir cette voie que de s’engouffrer dans la brousse en empruntant la voie rapide. La musique de jazz ne peut pas être automatisée. Ce que vous pouvez automatiser, ce sont les processus, c’est-à-dire des ensembles d’activités répétitives – la vente est un processus comme un autre dans l’entreprise et, en y prêtant attention, la mise en œuvre d’outils d’automatisation des ventes sera plus logique.

Comment définir un processus de vente sur le terrain (version courte)

Il est temps d’automatiser les ventes.

Dans le scénario de votre visite, vous trouverez les éléments qui sont les plus redondants, répétitifs, manuels, fastidieux, chronophages ou « cérébraux ». Noter les prix, compter les produits, écrire des notes, rédiger les commandes, calculer les remises, noter les réductions accordées, envoyer des courriels, programmer les visites à venir sur le calendrier, etc. Ce sont ces maillons du processus qu’il est plus efficace de traiter à l’aide d’outils d’automatisation.

Mais ( à nouveau) le jazz

La plupart de ces activités peuvent être remplacées par une version numérique, généralement par une application, afin de faciliter une activité spécifique. À ce stade, les représentants eux-mêmes peuvent faire preuve de créativité : ils utiliseront Google Maps pour la navigation, Outlook pour les courriels, Evernote pour la prise de notes, le calendrier du système pour programmer les visites, Whatsapp pour la communication, etc. Par contre, vous devrez oublier la cohérence des données, la sécurité de l’information et la fiabilité des rapports, ce qui vous fera à nouveau assister le concert de jazz de Miles Davis.

Une application pour automatiser les ventes sur le terrain

À ce stade, le besoin d’une solution s’impose. Pourquoi ne pas tout intégrer dans un seul système ? Un tel système est appelé Sales Force Automation (SFA) ; dans le cas des ventes sur le terrain, on parle également de Field Force Management (FFM). Un tel système est, en gros, une application mobile pour le représentant commercial, reliée à une application centrale intégrée aux systèmes de l’entreprise et du distributeur. Il permet aux professionnels de conserver des informations organisées, transparentes et sécurisées. Le système SFA, qui remplit les fonctions d`un outil de vente et souvent d`un système CRM mobile, aide à acquérir de nouveaux clients sur le terrain et finalement vous donne le contrôle de la gestion des ventes – un contrôle qui n`est pas seulement votre prérogative, mais votre responsabilité en tant que directeur des ventes.

En analysant les systèmes de Sales Force Automation, il se peut que la logique du monde digital ne reflète pas toujours les hypothèses de votre stratégie de vente et que vous deviez modifier certains de ses processus. Ne soyez pas découragé, imaginez plutôt… une machine à laver.

Après tout, la bataille du marché pour automatiser le processus de nettoyage des vêtements n’a pas été remportée par un automate écrasant ou frappant les vêtements avec un bâton, même si, logiquement, de tels processus manuels devraient être automatisés. Cependant, cela n’a pas empêché les gens d’apprécier les avantages des machines à laver à tambour. Il en va de même pour les processus sur le terrain. Par exemple, ce n’est pas parce que nous avons l’habitude d’examiner l’exposition en la comparant à un planogramme que nous devons implémenter de force cette méthode dans un outil d’automatisation du merchandising. Après tout, nous avons à notre portée d’autres méthodes plus intéressantes pour examiner les standards des rayons.

Automatisation des ventes – exemples

L’automatisation des ventes, lorsqu’elle est réalisée correctement, permet d’accroître l’efficacité de processus bien conçus, de sorte que :

• vous accélérez les activités répétitives,
• vous réduisez le nombre d’erreurs dans les activités répétitives,
• vous économisez les forces physiques et mentales de vos employés
• vous accélérez la formation et l’accueil des nouveaux arrivants,
• et, qui sait, peut-être même augmenterez-vous la satisfaction au travail.

Dans la réalité de la vente, l’automatisation consiste à essayer de faire fonctionner sans contrôle manuel le plus grand nombre possible d’éléments numérisés tels que les actions, les conditions (déclencheurs), les informations, les données, les rapports, les notifications, etc. Nous présentons ci-dessous quelques exemples parmi les plus populaires de processus tirés de la pratique quotidienne ( NOTE : le mot « automatiquement » apparaîtra ici fréquemment et de façon agaçante) :

Automatisation des commandes

Le représentant commercial dans le point de vente, avec l’application SFA, dispose d’une liste de produits mise à jour automatiquement, ainsi que de prix actualisés automatiquement. Il connaît également automatiquement la disponibilité de chaque référence SKU dans les entrepôts des distributeurs. Les conditions commerciales stockées dans le système et les promotions en cours permettront de calculer automatiquement les remises et les cadeaux gratuits, dont les sorties  mettront à jour automatiquement le stock. Une commande passée déclenchera le circuit lié à l’assemblage et à la livraison au magasin. Simultanément, les objectifs de vente et les prévisions de prime des employés seront également mis à jour. Le rapport de vente sera également automatiquement mis à jour.

Automatisation de l’analyse des rayons

Les systèmes SFA classiques remplacent les processus manuels en aidant à calculer les paramètres des étagères à partir des quantités de produits rapportées manuellement. Grâce à l’automatisation moderne de ce processus, utilisant l’intelligence artificielle et la reconnaissance d’image, il est possible d’analyser les étagères et de calculer les indicateurs d’exposition à partir d’une photo prise lors de la même visite. Dans un tel scénario, les rapports appropriés sont automatiquement générés, et les produits absents peuvent être automatiquement ajoutés à la commande par l’automatisation des ventes. Lorsque les indicateurs critiques des étagères sont atteints, des tâches supplémentaires peuvent être générées pour les merchandisers ou des alertes par e-mail peuvent être envoyées aux supérieurs.

Automatisation du feedback

Ce qui semble le plus difficile à automatiser (parce qu’il n’y a rien de tel qu’une conversation franche autour d’un café avec du jazz qui coule dans les oreilles) est également pris en charge par les systèmes d’automatisation de la force de vente. Les événements signalés dans l’application SFA constituent une excellente ressource pour la mise à jour des indicateurs liés aux objectifs de vente ou aux primes. Les informations indiquant si l’organisation est satisfaite des résultats d’une visite (par exemple, une commande ou l’état d’une étagère) fournies automatiquement et en temps réel augmentent l’efficacité des opérations bien mieux que les courriels contenant des résultats envoyés avec des semaines de retard par un responsable.

Automatisation du flux de travail

La rapidité avec laquelle les informations parviennent aux différents acteurs du processus est souvent cruciale pour la réussite de ce dernier, surtout dans un environnement concurrentiel. Lorsque les décisions sont prises par étapes et par une équipe dispersée, l’automatisation des ventes dans le domaine de la circulation des documents et la formalisation simultanée de cette circulation permettent d’accélérer et de contrôler le flux des ordres et des décisions. Dans le cas de centaines ou de milliers de procédures de ce type effectuées chaque jour, il s’agit d’un gain de temps considérable. Des exemples ? Nous traitons quotidiennement des flux de commandes avec acceptation de remises, qui nécessitent en outre la confirmation de la disponibilité des produits par un magasinier et la génération de documents d’expédition pour la logistique.

Une bonne automatisation des ventes repose sur des processus bien conçus qui sont au cœur de l’organisation des ventes. Les systèmes SFA contribuent à accroître l’efficacité des processus et, en tant que systèmes développés pour un groupe spécifique d’opérateurs, ils sont porteurs d’un savoir-faire qui peut être utile lorsque les processus sont encore immatures ou inefficaces. Là où il faut beaucoup changer et « ciseler », les applications à code bas prennent le dessus, ce qui permet en outre de reconstruire les processus rapidement et facilement, sans qu’il soit nécessaire de programmer et de reconstruire les applications à grands frais.

Que diriez-vous d’une hyper-automatisation ?

À l’ère des progrès de l’intelligence artificielle, une étape logique dans le développement de l’automatisation des ventes consiste à prendre en charge les éléments qui ont été jusqu’à présent le domaine exclusif des humains, à savoir le raisonnement et la prise de décision (par exemple, où aller, que commander, quelles actions entreprendre). Il est difficile de prévoir si, en combinaison avec les habitudes des entrepreneurs qui sont de plus en plus disposés à utiliser le canal du e-commerce b2b, les ventes sur le terrain deviendront complètement téléguidées. Aujourd’hui, nous assistons à une évolution du rôle du vendeur vers celui de conseiller clientèle, ce qui signifie que de plus en plus de domaines de collaboration entre les fabricants, les distributeurs et les magasins seront automatisés.

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Si vous envisagez d’automatiser les ventes dans votre entreprise, nous serons heureux de vous aider, de vous suggérer comment commencer et de vous aider à estimer les coûts de votre investissement.