Automatyzacja sprzedaży – bez tego elementu Twoja strategia w terenie się nie powiedzie

Automatyzacja sprzedaży jest odpowiedzią na problemy związane z organizacją czasu handlowców i efektywnością samych procesów sprzedaży. Dlaczego profesjonaliści, którzy tworzą strategie sprzedażowe poszukują rozwiązań klasy Sales Force Automation? Czego nie wolno pominąć, aby dobrze zarządzać sprzedażą terenową oraz sensownie pracować z danymi zbieranymi podczas wizyt handlowych?

Dlaczego potrzebujesz automatyzacji sprzedaży w terenie

Jakiś czas temu Forbes, w klasycznym już artykule, opublikował dane, z których wynika, że na działania ściśle sprzedażowe handlowcy poświęcają zaledwie 1/3 swojego czasu. Co więcej, nie jest to ich winą, bo przyczyna tego, że toną w zadaniach administracyjnych leży więcej po stronie niewłaściwej organizacji pracy zespołów oraz braku narzędzi, które dają coś więcej niż wskazówki, jak zarządzać czasem. Słysząc taki wynik, żaden manager sprzedaży nie będzie zadowolony. Aby znaleźć przyczynę i rozwiązanie problemu efektywności czasowej sił sprzedaży potrzebna jest diagnoza, które czynności kosztują najwięcej zasobów. Przecież musimy wiedzieć, gdzie należy przyłożyć magiczny automat. Ale to tylko łatwo powiedzieć.

Żeby namierzyć winowajców niskiej efektywności należy czynności sprzedażowe zmierzyć oraz porównać – najlepiej jabłka do jabłek. Jeśli każdy handlowiec ma własny styl pracy, a Twoja sprzedaż w terenie jest jak koncert free jazzowy (ogólny temat plus masa improwizacji), to nie ma szans na konstruktywne wnioski. Czego więc potrzeba?

Potrzeba Ci procesu.  

Na drodze do automatyzacji sprzedaży wyrósł właśnie jarząco żółty znak OBJAZD. Ale uwierz, wybór tej drogi jest lepszą opcją niż pognać ekspresówką w krzaki. Jazzu nie da się zautomatyzować. Automatyzować można procesy, czyli powtarzalne zespoły czynności – sprzedaż to taki sam proces jak inne w biznesie i poświęcenie mu uwagi sprawi, wdrożenie narzędzi automatyzujących sprzedaż dopiero nabierze sensu.

Jak zaprojektować proces sprzedaży w terenie (wersja dla leniwych)

Na temat tworzenia procesu dotyczącego pozyskiwania klientów w terenie pisaliśmy w artykule: Pozyskiwanie klientów w terenie – przegląd narzędzi do mobilnego prospectingu

Nadszedł czas na automatyzację sprzedaży.

W Twoim scenariuszu wizyty znajdziesz elementy, które są najbardziej powtarzalne, odtwórcze, manualne, nurzące, czasochłonne, czy „mózgochłonne”. Spisywanie cen, liczenie produktów, pisanie notatek, wklepywanie zamówień, obliczanie rabatów, notowanie wydanych gratisów, wysyłanie maili, planowanie w kalendarzu kolejnych wizyt itp. To są właśnie ogniwa procesu, które najlepiej jest potraktować narzędziami do automatyzacji.

Ale (znowu) jazz

Wiele z tych czynności może zostać zastąpione wersja cyfrową, najczęściej aplikacją, która usprawni konkretne działanie. Na tym etapie sami handlowcy mogą wykazać się kreatywnością – do nawigacji użyją Google Maps, do wysyłania maili Outlooka, do notowania Evernote, do planowania wizyt systemowego kalendarza, do komunikacji Whatsappa i tak dalej. Ty jednak będziesz musiał zapomnieć o spójności danych, bezpieczeństwie informacji i wiarygodnych raportach, znów lądujesz na kolanach u Milesa Davisa.

Jedna aplikacja do automatyzacji sprzedaży w terenie

Na tym etapie potrzeba rozwiązania nasuwa się sama. A gdyby tak spakować wszystko w jeden system? Taki system nazywa się Sales Force Automation (SFA), w przypadku sprzedaży terenowej funkcjonuje również termin Field Force Management (FFM). System taki to, ogólnie mówiąc, mobilna aplikacja dla przedstawiciela handlowego, połączona z aplikacją centralną zintegrowaną z systemami firmowymi i dystrybutorskimi. Służy profesjonalistom do utrzymywania porządku, przejrzystości i bezpieczeństwa informacji. Pełniąc funkcje automatu sprzedażowego i nierzadko mobilnego systemu CRM, pomagającego pozyskiwać nowych klientów w terenie system SFA da Ci kontrolę zarządczą nad sprzedażą – kontrolę, która nie jest tylko Twoją prerogatywą, ale Twoim obowiązkiem, jako szefa sprzedaży.

W trakcie analizy systemów Sales Force Automation może się okazać, że logika świata cyfrowego nie zawsze odzwierciedla założenia Twojej strategii sprzedażowej i może być konieczna zmiana niektórych jej procesów. Ale nie frustruj się, tylko pomyśl o… pralce. Boju rynkowego o automatyzację procesu czyszczenia ubrań nie wygrał przecież automat gniotący czy uderzający kijem w ciuchy, choć na logikę takie procesy manualne należałoby automatyzować. Nie przeszkadzało to jednak ludziom docenić korzyści, jakie płyną z zastosowania pralek bębnowych. Podobnie jest w procesach terenowych – na przykład to, że przyzwyczailiśmy się badać ekspozycję za pomocą porównywania jej z planogramem, nie znaczy, że powinniśmy na siłę implementować tę metodę do narzędzia do automatyzacji merchandisingu. W zasięgu mamy przecież inne ciekawsze metody badania standardów półkowych.

Automatyzacja sprzedaży – przykłady

Prawidłowo przeprowadzona automatyzacja sprzedaży zwiększa efektywność dobrze zaprojektowanych procesów, dzięki czemu:

• przyspieszysz powtarzalne czynności,
• zmniejszysz ilość błędów na odtwórczych działaniach,
• zaoszczędzisz siły fizyczne i umysłowe pracowników,
• przyspieszysz edukację i onboarding,
• a kto wie, może nawet zwiększysz zadowolenie z pracy.

W rzeczywistości sprzedażowej automatyzacja to dążenie do tego, żeby możliwie najwięcej digitalizowanych elementów takich jak działania, warunki (triggery), informacje, dane, raporty, powiadomienia itp. pracowało bez konieczności ręcznego sterowania. Poniżej podrzucamy kilka najpopularniejszych przykładów procesów wyjętych z codziennej praktyki (UWAGA: słowo automatycznie w będzie się tu pojawiało irytująco często):

Automatyzacja zamówień

Handlowiec w sklepie w aplikacji SFA dysponuje automatycznie aktualizowaną listą produktową wraz z automatycznie aktualizowanymi cenami. Automatycznie zna także dostępność poszczególnych SKU w magazynach dystrybutorów. Przechowywane w systemie warunki handlowe i aktualne promocje pozwolą na automatyczne wyliczenie rabatów i gratisów, których wydanie automatycznie zaktualizuje stan magazynowy. Złożone zamówienie uruchomi obieg dokumentów powiązany z kompletacją i dostawą do sklepu. Z drugiej strony zaktualizowane zostaną cele sprzedażowe i prognoza premii pracownika. Automatycznie zaktualizowany zostanie też raport sprzedażowy.

Automatyzacja badania półki

Klasyczne systemy SFA wypierają procesy manualne, pomagając wyliczać parametry półkowe z zaraportowanych ręcznie ilości produktów. Nowoczesna automatyzacja tego procesu, wykorzystująca sztuczną inteligencję i image recognition, pozwala na badanie półki i wyliczanie wskaźników ekspozycyjnych na podstawie zdjęcia podczas tej samej wizyty. W takim układzie automatycznie wygenerują się odpowiednie raporty, do tego produkty nieobecne automatyzacja sprzedaży może automatycznie „wrzucić” do zamówienia. Przy osiąganiu krytycznych wskaźników półkowych mogą być generowane dodatkowe zadania dla merchandiserów albo alerty mailowe dla przełożonych.

Automatyzacja feedbacku

Coś, co wydaje się najtrudniejsze do automatyzacji (bo nie ma to jak szczera rozmowa przy kawie, gdy do uszu sączy się smooth jazz) również znajduje wsparcie w systemach Sales Force Automation. Zdarzenia raportowane w aplikacji SFA to doskonały materiał na aktualizację wskaźników powiązanych z celami sprzedażowymi czy premią. Informacja o tym czy organizacja jest zadowolona z efektów wizyty (np. zamówienia albo stanu półki) dostarczona automatycznie i w czasie rzeczywistym zwiększa efektywność działań dużo lepiej niż maile z wynikami wysyłane z tygodniowym opóźnieniem przez kierownika.

Automatyzacja obiegu dokumentów

Szybkość, z jaką informacja dociera do poszczególnych uczestników procesów jest często kluczowa dla powodzenia tego procesu, zwłaszcza w warunkach konkurencyjnych. Tam, gdzie decyzje podejmowane są w krokach i przez rozproszony zespół, automatyzacja sprzedaży w obszarze obiegu dokumentów i jednoczesna formalizacja tego obiegu pozwalają na przyspieszenie i monitorowanie przepływu zamówień i decyzji. W przypadku setek czy tysięcy takich procedur wykonywanych każdego dnia mówimy o ogromnych ilościach zaoszczędzonego czasu. Przykłady? Na co dzień obsługujemy obiegi, gdzie występują zamówienia z akceptacją rabatu, wymagające dodatkowo potwierdzenia dostępności produktów przez pracownika magazynu i generowania dokumentów przewozowych dla logistyki.

Dobra automatyzacja sprzedaży bazuje na przemyślanych procesach, które są sercem zorganizowanej sprzedaży. Systemy SFA pomagają zwiększać efektywność procesów i, jako systemy tworzone dla specyficznej grupy podmiotów, są nośnikami know-how, które może przydać się tam, gdzie procesy są jeszcze niedojrzałe lub nieefektywne. Tam, gdzie trzeba dużo zmieniać i „dłubać”, przewagę zyskują aplikacje low-code, które dodatkowo pozwalają szybko i łatwo przebudowywać procesy, bez potrzeby programowania i kosztownego przebudowywania aplikacji.

A może hiperautomatyzacja?

W dobie rozwoju sztucznej inteligencji logicznym krokiem w rozwoju automatyzacji sprzedaży jest wspieranie tych elementów, które dotąd były wyłączną domeną ludzi – wnioskowania i podejmowania decyzji (np. gdzie pojechać, co zamówić, jakie działania wykonać). Ciężko prognozować, czy w połączeniu z nawykami kontrahentów, którzy coraz chętniej korzystają z kanału e-commerce b2b, sprzedaż w terenie stanie się całkowicie bezobsługowa. Na dziś obserwujemy dalszą ewolucję roli handlowca do roli doradcy klienta, co oznacza, że automatyzacji podlegać będą kolejne obszary współpracy producentów, dystrybutorów i sklepów.

---

Jeśli planujesz automatyzację sprzedaży w swojej firmie, chętnie pomożemy. Podpowiemy, jak zacząć oraz pomożemy oszacować koszty Twojej inwestycji.