Darmowy system SFA. Dlaczego to nie do końca dobry wybór?
Pewnie kojarzysz ten klasyczny mem. Świetnie obrazuje cykl życia dużych projektów w organizacjach.
Zawsze zaczyna się tak samo – wizja ogromnych zmian, rewolucyjnych funkcji i niesamowitych usprawnień. Z biegiem czasu, kiedy to właśnie czasu zaczyna brakować, pojawiają się cięcia, wykreślanie kolejnych zadań i pokusa szukania oszczędności.
Ostatnie lata pokazały, że automatyzacja pracy przedstawicieli handlowych jest nieuchronna. Zadanie to oraz towarzyszące jej wdrożenie systemu SFA nie należą do łatwych projektów. Często to właśnie w oprogramowaniu, które umożliwia lepszą organizację pracy przedstawicieli handlowych, serwisantów czy handlowców, firmy szukają oszczędności. Dlaczego darmowy system SFA to nie do końca dobre rozwiązanie? Z jakimi konsekwencjami musisz się liczyć, jeśli zdecydujesz się na bezpłatne rozwiązanie? Zebraliśmy kilka istotnych faktów, które warto mieć z tyłu głowy, jeśli zastanawiasz się nad takim rozwiązaniem. Przyjrzyjmy się im wspólnie.
Ograniczone funkcjonalności w darmowym systemie SFA
Jeśli porównujemy dwie usługi: bezpłatną i płatną, zawsze pojawią się różnice w zakresie ich funkcjonalności. Nie biorą się znikąd. Darmowe wersje SFA zazwyczaj oferują tylko podstawowe możliwości, które choć na początku mogą okazać się wystarczające i zaspokajać wszystkie potrzeby, będą niewystarczające dla rosnących potrzeb firmy. Brak bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak analityka sprzedaży, zarządzanie leadami, czy integracje z innymi systemami (np. CRM), może ograniczać efektywność zespołu sprzedażowego. Systemy informatyczne mają to do siebie, że brakujące elementy w każdej chwili można dopisać. Tutaj jednak pojawiają się schody…
Ograniczone możliwości personalizacji
Darmowy system SFA mogą oferować ograniczone możliwości dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Brak możliwości personalizacji prowadzi zwykle do mniej efektywnego wykorzystania rozwiązania oraz niższej wydajności zespołu sprzedażowego. To dość poważny problem. Aplikacja SFA powinna być elastyczna – w przeciwnym wypadku wszystkie procesy trzeba będzie naginać do ograniczonych możliwości bezpłatnego rozwiązania. Można porównać to do próby wzięcia udziału w biegu maratońskim w butach za małych o kilka rozmiarów. Jeśli jesteś dostatecznie upartą osobą, oczywiście dobiegniesz, ale czy warto?
Darmowy system SFA a brak wsparcia technicznego
Pozostając przy sportowych porównaniach – w większości dyscyplin sportowcom towarzyszy spore zaplecze techniczne: fizjoterapeuci, psycholodzy, lekarze, trenerzy, serwisanci. To, że sportowiec pozostaje sam sobie oczywiście nie wyklucza tego, że osiągnie on sukces. Jego droga na szczyt jest jednak krótsza i mniej wyboista, kiedy jest wspierany przez swój zespół.
Na gruncie systemów SFA jest bardzo podobnie. Darmowe systemy SFA często nie oferują dedykowanego wsparcia technicznego, a systemy IT nie są pozbawione błędów. W razie problemów z aplikacją Twoi pracownicy mogą być zmuszeni do samodzielnego szukania rozwiązań, co może prowadzić do opóźnień w realizacji zadań i obniżenia produktywności. Pamiętaj też o edukacji – w przypadku darmowych rozwiązań, wdrożenie nowego pracownika i edukacja z możliwości systemu będą należały do Twoich obowiązków. W przypadku większych zespołów terenowych może okazać się, że do tego typu zadań trzeba zatrudnić dedykowaną osobę.
Bezpieczeństwo danych
Bardzo ważny aspekt, o którym często przypominamy sobie dopiero w momencie, gdy nasze dane są zagrożone. Darmowe systemy SFA mogą mieć słabsze zabezpieczenia niż ich płatne odpowiedniki. Brak regularnych aktualizacji bezpieczeństwa i wsparcia może prowadzić do naruszeń bezpieczeństwa danych, co jest szczególnie ryzykowne w przypadku wrażliwych informacji dotyczących klientów i sprzedaży.
Brak gwarancji ciągłości działania
Jeżeli aplikacja nie oferuje pełnego wsparcia technicznego, to pierwsza lampa ostrzegawcza dla potencjalnego użytkownika. Bez zespołu, który wspiera i rozwija system, darmowe oprogramowanie może być porzucone przez deweloperów. Warto także zwrócić uwagę na to, czy firma, której system bierzesz pod uwagę, jest zabezpieczona na wypadek przerwy w dostarczaniu usługi. Przerwy w funkcjonowaniu aplikacji SFA mogą prowadzić do problemów operacyjnych, zwłaszcza jeśli system obsługuje wszystkie kluczowe procesy sprzedaży.
Deweloperzy darmowych systemów mogą nie mieć zasobów do długoterminowego rozwijania i aktualizowania swoich produktów. To może prowadzić do sytuacji, w której system nie nadąża za zmieniającymi się potrzebami rynku i użytkowników.
Problemy z integracją
Przedstawiciele handlowi nie przepadają za pracą na kilku systemach jednocześnie. Twój system firmowy, system, z którego korzysta dystrybutor… Jeśli zastanawiasz się, które rozwiązanie SFA wybrać, warto wcześnie upewnić, jakie możliwości w zakresie integracji oferują systemy, które bierzesz pod uwagę.
Integracja to nic innego jak skomunikowanie ze sobą systemów i aplikacji w taki sposób, aby swobodna wymiana informacji między nimi dawała Ci jak najwięcej wartości. Darmowy system SFA często oferuje ograniczone możliwości integracji z innymi systemami i usługami, których możesz używać w firmie (np. ERP, CRM). Oczywiście integracja nie jest konieczna… Ale to bardzo wygodne rozwiązanie. W przypadku mniejszych zespołów, proces wymiany danych między systemami można obsłużyć ręcznie. Jest to jednak czasochłonne i zwiększa ryzyko pojawienia się błędnych informacji w obiegu. A to na bazie tych informacji podejmujesz przecież strategiczne decyzje!
Mniejsza skalowalność
Sprzedaż to gra strategiczna. Dobry strateg już teraz myśli, jaki ruch wykona za 3-4 tury. Musisz wiedzieć, że darmowe wersje systemów SFA mogą nie być wystarczająco elastyczne, aby rosnąć wraz z rozwojem firmy. W miarę rozwoju organizacji, może pojawić się potrzeba przejścia na bardziej zaawansowane rozwiązania. Wiąże się to zawsze z dodatkowymi kosztami i czasem potrzebnym na migrację danych.
SFA jako jedna z funkcji systemu
Na rynku znajdziemy kilka darmowych rozwiązań, które gromadzą w sobie funkcje różnych rozwiązań. Skupiając się na wszystkim, nie rozwijają żadnej funkcji dostatecznie dobrze. Często, żeby skorzystać z modułu SFA (darmowego) musisz zdecydować się na inne elementy oferowanej usługi (już nie darmowe). W efekcie opłata, której tak bardzo chcesz uniknąć, zaszyta jest pod postacią dodatków i elementów, których wcale nie potrzebujesz – ktoś próbuje włożyć Ci do ręki scyzoryk, kiedy Ty potrzebujesz jedynie noża! Właśnie…
Bezpłatne SFA i ukryte koszty
Choć na początku system jest darmowy, z czasem mogą pojawić się dodatkowe koszty w postaci płatnych dodatków, rozszerzeń lub opłat wynikających z wzrostu organizacji. Oczywiście, cena większości systemów i rozwiązań SFA dostępnych na rynku uzależniona jest w pewnym stopniu od ilości użytkowników. Często jednak ta opłata przybiera formę widełek. Elastyczny dostawca doskonale rozumie, że zmiana jest nieodłącznym elementem biznesu, dlatego często zostawia pewne pole do negocjacji. W przypadku darmowych usług, dodatkowe opłaty mogą szybko przewyższyć koszty zakupu w pełni funkcjonalnego, płatnego systemu.
Niższa jakość raportowania
Darmowe systemy SFA są często okrojone lub pozbawione zaawansowanych narzędzia do raportowania i analizy danych. Informacje, które mogłyby dostarczyć Ci te funkcje, są często tymi kluczowymi, na bazie których podejmuje się strategiczne decyzje. Utrudnia to także monitorowanie wyników sprzedaży i może prowadzić do wyciągania błędnych wniosków. Skoro nie wiesz, czy działania, które podejmuje Twój zespół, przynoszą pożądane rezultaty, jak podjąć dobrą decyzję o ich skalowaniu lub zatrzymaniu?
Potencjalny pracownik kalkuluje
To, z jakich narzędzi korzysta Twój zespół, może wpłynąć także na decyzję potencjalnego pracownika, czy ostatecznie zdecyduje się on na prace w Twojej firmie, czy też nie. Pamiętaj, że przedstawiciele handlowi i inni reprezentanci sił terenowych wymieniają się informacjami między sobą. Każdy doskonale wie, jakie narzędzia są dostępne na rynku i jakie możliwości one oferują. Po części od systemu, z którego korzysta firma, zależy efektywność działań ludzi pracujących w terenie oraz jakość pracy. Ta znów przekłada się na ich przyszłe zarobki. Tylko nieliczni przedstawiciele zdecydują się na pracę w nowym miejscu mając świadomość, że narzędzia, z których korzysta firma, nie wspierają i nie optymalizują ich działań w odpowiedni sposób. To, jak Twoja organizacja będzie postrzegana w środowisku pracowników terenowych (w którym jak dobrze wiemy panuje spora rotacja, przez co przepływ informacji jest szybki i swobodny), zależy więc także od tego, na czym w terenie pracują Twoi ludzie.
Darmowy system SFA i jego konsekwencje
Z czym więc musisz się liczyć, jeżeli w ogóle rozważasz wdrożenie takiego systemu? Jednym z objawów może być spadek produktywności. Jeśli to dopiero początek Twojej przygody z automatyzacją procesów w firmie, zmiany nie będą aż tak zauważalne jak w przypadku przejścia z płatnego rozwiązania na darmowy odpowiednik. Automatyzacja procesów może spotkać się z oporem zespołu sprzedaży w terenie. Jeśli do tego dojdzie opór przed samemu narzędziu i jego ograniczeniom, wyzwań będzie jeszcze więcej. Istnieje też spore ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych. W efekcie, organizacja może być narażona na utratę reputacji i utratę zaufania przez kontrahentów.
Brak skutecznego wsparcia technicznego i niska odporność systemu na awarie może spowodować nieplanowane przerwy w pracy. To znów mniej wizyt, wystawienie na próbę relacji budowanych tygodniami z poszczególnymi punktami sprzedaży czy (w przypadku przedstawicieli handlowych i merchandiserów) groźba luk w zatowarowaniu na sklepowych półkach… Które zwykle skutkują wybraniem przez klienta produktu konkurencji. Na koniec – trudności w skalowaniu organizacji, które nie pozwolą Twojej sprzedaży rosnąć dostatecznie szybko. Warto więc zrobić sumienny przegląd dostępnych rozwiązań i zlokalizować potencjalne zagrożenia na samym początku.
Podsumujmy
Twoja organizacja wydaje krocie na służbową flotę samochodów, urządzenia takie jak laptopy, telefony i tablety dla przedstawicieli. Wydajesz majątek na gratisy rozdawane na prawo i lewo (nie zawsze zgodnie z przeznaczeniem). Czy system SFA jest odpowiednim miejscem do rozpoczęcia poszukiwań oszczędności?
Sięgnięcie po darmowy system SFA może na pierwszy rzut oka wydawać się oszczędnością. W dłuższej perspektywie może jednak prowadzić do poważnych problemów operacyjnych i finansowych. To także groźba mniejszej wydajności Twojego zespołu pracującego w terenie, nieplanowanych przerw w pracy całego zespołu czy ukrytych kosztów. Skoro więc spotkanie z przedstawicielem handlowym SFA nic nie kosztuje (tak na prawdę, bez haczyków), może warto poznać wszystkie dostępne możliwości zanim podejmiesz zbyt pochopną decyzję – tak ważną dla Twojego biznesu?
Jeśli ten artykuł był dla Ciebie ciekawy, zasubskrybuj nasz newsletter i pozwól, by tego typu treści gościły u Ciebie częściej
Niszowa wiedza prosto na Twoją skrzynkę!
Jeżeli to, co czytasz, jest dla Ciebie interesujące, zasubskrybuj nasz newsletter. Dostarczymy Ci więcej jakościowych treści.
Zostaw swój e-mail tutaj:
