Ile kosztuje aplikacja SFA, czyli kwestia ceny

---

– Jeszcze jedno: ile to będzie kosztowało?

Pytanie, którego żaden handlowiec nie chce usłyszeć w trakcie pierwszego spotkania, a potencjalny klient chce je zadać jako jedno z pierwszych. Nie ma się co dziwić ani jednej, ani drugiej stronie.

W przypadku systemów IT, doradca chce trafnie oszacować koszt wdrożenia rozwiązania u klienta. To konieczne, żeby planować dalsze działania związane z projektem i uniknąć niepotrzebnych nieporozumień na dalszym etapie. Trzeba przecież zabezpieczyć czas zespołu, zarezerwować zasoby, zaplanować pracę… A nikt nie lubi, gdy koszt projektu nagle puchnie. Uwierz, dostawcy SFA też wolą działać na konkretnych i pewnych liczbach, także w tym zakresie.

Zamawiający chce już na wstępie wiedzieć, ile kosztuje aplikacja SFA. Żeby zabezpieczyć odpowiedni budżet i uruchomić wewnętrze procesy w firmie, potrzebna jest po prostu cena. Planowanie firmowych wydatków jest konieczne, by trzymać finanse firmy w ryzach i oszacować, czy realnie stać nas na tego typu inwestycje. Takie decyzje zazwyczaj nie są podejmowane z dnia na dzień – poprzedza je szczegółowa analiza zysków i strat.

Czy odpowiedź na pytanie, ile może kosztować aplikacja dla przedstawicieli handlowych, jest aż tak trudna? Jak właściwie przygotować się do wyceny i rozmowy z dostawcą SFA? Co wpływa na koszt rozwiązania? Spróbujmy o tym porozmawiać – otwarcie.

Na wycenę trzeba zaczekać?

Już na początku spróbujmy obalić pewien mit: chodzi o kwestię ceny, a precyzyjniej – wyceny. Jeśli Tobie także obiło się o uszy, że wycena systemu SFA na pierwszym spotkaniu jest niemożliwa, posłuchaj: to nie do końca tak. Handlowiec (mimo bezsprzecznie tak wielu talentów) nie potrafi wróżyć z fusów czy szklanej kuli – a właśnie takie umiejętności byłyby potrzebne, żeby już na pierwszym spotkaniu ze 100% pewnością powiedzieć, ile kosztuje aplikacja SFA. To, że trudno podać ostateczną cenę projektu na pierwszym spotkaniu, nie wyklucza wstępnego oszacowania kosztów.

Jeśli już rozmawiasz z firmą, która dostarcza aplikacje dla przedstawicieli handlowych, to niemal pewne, że nie jest to ich pierwsze wdrożenie. Pewnie mają za sobą już kilkadziesiąt czy kilkaset projektów, w różnych branżach i dziedzinach. Skupiając się jednak na poszczególnych elementach i rozwiązaniach, takich jak: ilość użytkowników aplikacji, liczba i rodzaj systemów, z którymi ma komunikować się zamawiana aplikacja czy różnorodność modułów, można podać przybliżony koszt realizacji wdrożenia.

Przybliżony koszt zazwyczaj podawany jest w formie widełek cenowych. Ich rozpiętość bardzo mocno zależy od samego klienta. Żeby urealnić wstępne szacunki trzeba dobrze przygotować się do spotkania z handlowcem. Warto zebrać niezbędne informacje o ilości użytkowników systemu, kluczowych elementach procesu czy integracjach, które umożliwią realizację zamówień oraz zadań. Każda pewna informacja podana na tym etapie sprawia, że zmniejszamy różnicę pomiędzy wstępną a końcową wyceną.

Skoro już o tym wspomnieliśmy o etapach, warto poświęcić im chwilę.

Porozmawiajmy o etapach wdrożenia

Inwestycję w system SFA można podzielić na kilka etapów.

• wdrożenie,
• utrzymanie,
• serwis.

Wdrożenie

To pierwszy, najważniejszy i najbardziej czasochłonny etap wdrożenia systemu SFA w firmie. To na tym etapie przygotowywana jest konfiguracja całej aplikacji. W tym miejscu modeluje się system tak, by jak najlepiej spełniał on Twoje oczekiwania i przyczynił się do jak największego wzrostu wydajności Twojego zespołu. To etap, w który zaangażowanych jest najwięcej osób po stronie konfiguratora: nie tylko programista czy project menager, ale i osoby odpowiadające za konfigurację, analizę czy integracje. Wszyscy pracują nad tym, żeby aplikacja w 100% spełniała Twoje oczekiwania.

Choć system powstaje w większości z uprzednio przygotowanych elementów i modułów, trzeba połączyć je ze sobą w odpowiedni sposób i sprawić, by sprawnie się ze sobą komunikowały. Elementy wymagające prac deweloperskich oraz niestandardowe integracje to przykłady elementów, które trzeba dodatkowo napisać. To (jak się domyślasz) wydłuża cały proces (choć tak między nami – takie sytuacje zdarzają się niezwykle rzadko). Wszystko to sprawia, że wdrożenie jest często najdroższym etapem inwestycji w system SFA, ale pamiętaj – opłata wdrożeniowa jest jednorazowa.

Utrzymanie

W momencie, w którym system zaczyna pracować, rozpoczyna się etap utrzymania. Tutaj koszty są zdecydowanie niższe. Jak wskazuje nazwa, klient ponosi regularną, comiesięczną opłatę za utrzymanie ciągłości usługi. Głównym czynnikiem, który ma wpływ na wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej jest ilość stanowisk. To nic innego jak liczba osób, które korzystają z aplikacji po stronie klienta. W opłacie utrzymaniowej przewidziane są także takie elementy, jak choćby wsparcie zespołu helpdesk. To również czas PM-a odpowiedzialnego za Twój projekt, do wykorzystania na rozwijanie systemu i ciągłe dopasowywanie rozwiązania do potrzeb.

Serwis

W skrócie – koszty opcjonalne. To we wszystkie dodatkowe elementy wsparcia systemu, których nie są ujęte w opłacie utrzymaniowej. Może się okazać, że wraz z rozwojem Twojej firmy czy ekspansji na zagraniczne rynki, konieczne będzie stworzenie i oprogramowanie dodatkowych elementów. Często są funkcje, których nie przewidywał pierwotny projekt systemu. Innym razem, może chodzić o integracje z nowymi dystrybutorami lub systemami centralnymi, których nie da się zrealizować w ramach godzin opłaty utrzymaniowej.

Chcesz wiedzieć, ile kosztuje aplikacja SFA?

Odpowiadając najkrócej: przygotuj się do rozmowy. Pierwsze spotkanie z przedstawicielami firmy, której powierzysz wdrożenie systemu SFA jest szalenie ważne. Jeśli dobrze odrobisz „pracę domową” szczegółowo opowiesz o procesach, Waszych potrzebach i elementach do usprawnienia, możesz liczyć na precyzyjną wycenę już na pierwszym spotkaniu.

Drobna podpowiedź: postaraj się przed samym spotkanie przygotować informacje, takie jak ilość pracowników, która docelowo będzie korzystała z tego rozwiązania, jak wygląda modelowy scenariusz wizyty pracownika w punkcie, jak wygląda jego zakres obowiązków oraz jakie zadania musi realizować. Jeszcze lepiej, jeżeli uda Ci się je zebrać wcześniej i przesłać opiekunowi handlowemu przed samym spotkaniem. Dzięki temu w trakcie rozmowy skupicie się wyłącznie na modułach i funkcjach, które są realnie potrzebne Tobie i Twojej firmie.

Jeżeli szukasz szczegółowych podpowiedzi co do tego, w jaki sposób przygotować się do rozmowy z handlowcem, pobierz infografikę z podpowiedziami.