Planowanie tras handlowców i ich optymalizacja krok po kroku

Skuteczność działań sprzedażowych w terenie jest wypadkową ceny produktu, jego promocji, oferty oraz relacji wypracowanej z punktami sprzedaży. Mimo trendu spadkowego stacjonarny kanał sprzedaży trzyma się mocno. Z tego powodu wciąż jednym z podstawowych instrumentów budowania relacji z klientami b2b są wizyty handlowe. Aby wizyty w terenie były efektywne, konieczne jest dobre planowanie tras handlowców.

Każdego dnia tysiące przedstawicieli handlowych odpala swoje samochody służbowe aby ruszyć w trasy i spotykać się z klientami. Poza biurem, poza czujnym okiem przełożonych, wolni jak ptaki wyruszają w przestrzeń naprężając do granic wytrzymałości więzi łączące ich z firmą. Na koniec dnia wracają – osobiście lub reprezentowani przez raporty, podsumowania, maile. Dopiero w tym momencie informacja o efektach pracy i poziomie realizacji strategii dociera do firmy. Sukcesy i porażki sprzedaży w terenie zależą od przemyślanego planowania i jakości realizacji – nierozłącznie związanych z wymiarem geograficznym. A tam, gdzie mowa o terytorium, nie można pominąć podstawowego narzędzia, czyli mapy.

W tym artykule podsuniemy Ci kilka pomysłów na to, jak system Sales Force Automation, przy wykorzystaniu potencjału map i innych narzędzi geograficznych, wspiera działy handlowe w planowaniu i realizacji terenowych aktywności sprzedażowych.

• Podział terytorium sprzedażowego pod planowanie tras handlowców
• Przeniesienie terytorium sprzedażowego na cyfrową mapę
• Planowanie tras handlowców z wykorzystaniem map w systemie SFA
• Zaawansowana optymalizacja tras
• Planowanie tras przez handlowców w aplikacji mobilnej
• Mobilna optymalizacja tras przedstawicieli handlowych
• Podsumowanie
• Dodatkowe aspekty zarządzania terytorium – kontrola, raportowanie i analiza

Podział terytorium sprzedażowego pod planowanie tras handlowców

Strategia sprzedażowa uwzględniająca wizyty w punktach handlowych oparta jest na dobrym planowaniu. Nie może być mowy o dobrym planie bez brania pod uwagę geografii terytorium sprzedażowego. Niezależnie od tego, czy zamierzasz docierać do obecnych partnerów, czy pozyskiwać nowych klientów w terenie, chcąc dobrze rozplanować terytoria sprzedażowe dla swoich handlowców musisz pamiętać o szeregu kwestii:

• obszar działań handlowców powinien uwzględniać ich miejsca zamieszkania – codzienne dojazdy do lokalizacji wykonywania pracy kosztują paliwo, czas i siły ludzi
• terytoria powinny być spójne, tak aby suma odległości pomiędzy punktami wizyt była jak najmniejsza (co pomaga radzić sobie z tzw. problemem komiwojażera)
• terytoria powinny mieć wytyczone granice, które pomogą uniknąć nieporozumień, co do tego które punkty powinien odwiedzać każdy z przedstawicieli handlowych
• unikaj białych plam, czyli obszarów, które nie są obsługiwane przez żadnego z handlowców (lub nie ma na nich określonych produktów), mimo, że leżą na terytorium sprzedażowym – zwłaszcza jeśli działa tam konkurencja
• unikaj dysproporcji w liczbie punktów czy długości tras handlowców, szczególnie jeśli mają oni takie same cele sprzedażowe
• uwzględniaj lokalizację własnej infrastruktury i zasobów (np. centrów dystrybucyjnych, podhurtów, sklepów firmowych czy punktów serwisowych)
• bierz pod uwagę aktywność konkurencji w punktach sprzedaży (obecność produktów konkurencyjnych, promocje cenowe, czy akcje promocyjne)
• mierz potencjał sprzedażowy kontrahentów oraz uwzględniaj go w planowaniu tras handlowych (np. powierzchnia sprzedażowa dla Twojej kategorii, możliwość wstawienia ekspozytorów, pojemność magazynu, liczba lodówek, liczba kas, miesięczne obroty, wskaźnik perfect store itp).
• zbieraj różne dane, które są jednocześnie istotne dla biznesu oraz mają wymiar geograficzny (większość z nich to cechy sklepów, ale może to być np. segmentacja oparta o specyfikę regionu, jak bliskość morza, czy jeziora albo sąsiedztwo sezonowych skupisk ludzi, regionalną obecność poszczególnych sieci handlowych).

Przeniesienie terytorium sprzedażowego na cyfrową mapę

Analiza geograficzna do pewnego momentu jest procesem realizowanym w świecie realnym. Aby usprawnić planowanie i wnioskowanie przy użyciu map, konieczne jest jednak przeniesienie informacji do świata cyfrowego. Podstawową czynnością jest tu tzw. geokodowanie, czyli przypisanie współrzędnych GPS wszystkim punktom geograficznym, które musisz wziąć pod uwagę w sensownym planowaniu pracy w terenie. Na rynku obecne jest wiele gotowych baz ze zgeokodowanymi obiektami, jednak w wielu przypadkach może być konieczne zweryfikowanie i aktualizowanie tych danych. Czasem zajdzie potrzeba osobistej weryfikacji prawidłowości przypisań przez przedstawicieli terenowych. Ważne, aby bazy we wszystkich Twoich systemach były pod tym względem spójne, w czym pomaga dobrze przeprowadzona integracja danych.

Po przeniesieniu współrzędnych obiektów do aplikacji Sales Force Automation możesz profesjonalnie planować pracę w terenie. Kryteria i wiedza wymienione powyżej pozwolą dobierać klientów, aby otrzymać krótką listę sklepów, które powinny znaleźć się w trasówce. Trasówka jest to lista miejsc, które powinny być odwiedzone w danej jednostce czasu, np. dniu, tygodniu, czasem w okresie dwutygodniowym. Dłuższe okresy planowania występują bardzo rzadko.

Planowanie tras handlowców z wykorzystaniem map w systemie SFA

System SFA pomaga w takim ułożeniu punktów do wizytowania, aby trasa była najbardziej efektywna tzn. zawierała możliwie największą ilość sklepów, które można odwiedzić w ciągu dnia pracy. Planowanie tras handlowców uwzględnia pozycję początkową, godzinę rozpoczęcia pracy, czas dojazdu (a więc informacje typowe dla narzędzi nawigacyjnych typu Google Maps, czy HERE), długość wizyt, planowe przerwy czy wizyty o ustalonych godzinach (np. pan Michał z delikatesów „Granat” w Biskupcu jest osiągalny tylko we wtorek o godzinie 13:30). Jeśli Twoja sieć sprzedaży jest ustabilizowana, a zakres zadań realizowanych w terenie nie zmienia się zbyt często, możesz śmiało powtarzać trasówki w kolejnych okresach i stosować tzw. cykliczne planowanie tras. Jeśli jednak chcesz zachować wrażliwość na zmieniające się warunki rynkowe, musisz pójść o krok dalej.

Zaawansowana optymalizacja tras

Managerowie nastawieni na zniuansowane planowanie, oczekujący ponadprzeciętnej efektywności wizyt mogą skorzystać z zaawansowanych narzędzi planowania tras handlowców i optymalizacji trasówek. Wynika to z tego, że nie bedą one zawsze wyglądać tak samo. Narzędzia automatyzują selekcję miejsc na podstawie czynników, które wykraczają poza trasy przejazdów, czy analizę ruchu ulicznego. Kryteria odzwierciedlające potencjał biznesowy czy predykcję sprzedażową, takie jak route.plus pozwalają na sprawne posługiwanie się wielowymiarowymi bazami informacji płynącymi z systemów SFA, ERP, czy CRM.

Efektem planowania wspieranego przez mapy i narzędzia geograficzne zawsze jest oszczędność czasu. Jeśli planowaniu towarzyszy rzetelna analiza, efekty w postaci oszczędności zasobów i wzrostu wskaźników biznesowych pojawią się szybko. Ważne jest jednak aby pamiętać, że realizacja tych planów powinna być nadzorowana, do czego również warto wykorzystać narzędzia powiązane z mapami.

Przebiegi samochodów naszych handlowców po wdrożeniu SFA eLeader zmniejszyły się o 10-12 procent. Oprogramowanie firmy eLeader wylicza najbardziej ekonomiczną trasę, porównuje ją z rzeczywiście przebytą przez handlowca oraz optymalizuje trasówki.

Paweł Wrona, Midas

Planowanie tras przez handlowców w aplikacji mobilnej

Być może w Twojej firmie handlowcy sami planują sobie pracę i trasówki. Aplikacja mobilna SFA, z której korzystają powinna dać im możliwość wyszukiwania obiektów na podstawie wartościowych kryteriów, najlepiej takich samych, na bazie których planują trasy kierownicy i managerowie. Ciekawą funkcjonalnością jest bieżąca możliwość planowania wizyt w pobliżu punktu do odwiedzenia. Handlowiec może w aplikacji wyznaczyć promień okręgu, w obrębie którego znajdą się proponowani klienci.

Zaplanowana trasa to punkt wyjścia do działania przedstawicieli handlowych. Silniki już się grzeją, asfalt paruje, opony drżą gotowe na pożarcie kilometrów trasy. Systemy SFA także są w pełnej gotowości, bo zintegrowana nawigacja będzie konsekwentnie prowadzić przedstawicieli handlowych od jednego punktu sprzedaży do kolejnego.

Ale to nie wszystko.

Mobilna optymalizacja tras przedstawicieli handlowych

Każdy, kto pracował w terenie wie, że idealny scenariusz najczęściej się nie realizuje i od samego początku należy być gotowym na zmiany. Opóźnienie wyjazdu, zator na trasie, odwołana wizyta, przeciągające się spotkanie, odwiedziny ad hoc to tylko pierwsze z brzegu zdarzenia, które niweczą na pierwotne plany.

Rolą aplikacji SFA / RSE jest redukowanie negatywnych konsekwencji zmian, których nie można uwzględnić w planowaniu tygodniowym, lub choćby nawet dzień wcześniej. A w czasie pracy szkoda czasu na ręczne wyszukiwanie nowej trasy czy punktu do odwiedzenia zamiast tego, który właśnie wypadł z planu. Z pomocą przychodzi mobilna optymalizacja tras, której działanie można zdefiniować, jako bieżący optymalizator trasówki. To narzędzie, które pomoże przebudować plan pracy z uwzględnieniem harmonogramu dnia i tego ile handlowiec ma czasu lub kilometrów do przejechania. Narzędzie przyda się również tam, gdy do rozkładu jazdy potrzeba będzie dodać nieprzewidzianą wizytę. Oceni ono, czy taka wizyta, przy uwzględnieniu lokalizacji i innych punktów trasy będzie w ogóle w danym dniu możliwa.

System SFA eLeader Mobile Visit oferuje funkcję „Realizuj w pobliżu”, która umożliwia wykonanie wizyty handlowej, lub innej aktywności ad hoc i dołączenie jej do rozkładu dnia bez uprzedniego planowania.

Docieraj dalej planując i optymalizując trasy w SFA

Skuteczność pracy w terenie ma wiele warstw, jak dobry tort i od wszystkich z nich jest w jakimś stopniu zależna. Przebieg wizyty zależy od tego, czy przedstawiciel nie jest spóźniony, czy ma czas i jest dostatecznie wypoczęty po to, by móc przytomnie prezentować ofertę, czy prowadzić negocjacje. Z pewnością lepiej będzie mu pracować jeśli nie zostanie wysłany do punktu, przy granicy swojego terytorium niemal bez szans na domknięcie. Systemy SFA wspierające planowanie tras mają za zadanie zwiększyć szansę na dobrą sprzedaż. Będąc narzędziami we właściwych rękach potrafią przysporzyć organizacji wymierne korzyści:

• handlowcy oszczędzają czas dotarcia do punktów sprzedaży,
• spadają koszty paliwa i eksploatacji floty pojazdów firmowych,
• praca jest usystematyzowana i bardziej przewidywalna,
• planowanie trasówek przebiega szybciej i lepiej przystaje do realiów rynkowych,
• daje podstawy do kontroli wykonywania planów – zarówno pod kątem celów operacyjnych, jak i rzetelności wykonywania pracy,
• daje pole do analiz i optymalizacji zarządzania terytorium sprzedaży,
• umożliwia reagowanie na zmiany i redukcję skutków negatywnych zdarzeń w czasie pracy,
• pomaga lepiej wypełniać czas pracy poprzez planowanie wizyt ad hoc i optymalizację trasówki w trakcie dnia.

Dodatkowe aspekty zarządzania terytorium – kontrola, raportowanie i analiza

Planowanie tras handlowców to jedno z podstawowych zadań managerów sprzedaży. Istnieje tu wiele szkół i sposobów, bo plan musi odpowiadać zróżnicowanym modelom docierania do klientów i podejściom do procesów sprzedażowych. Narzędzia klasy SFA / RSE właśnie dlatego pojawiły się na świecie, bo potrzeba usprawnienia planowania pracy w terenie rodzi się naturalnie, wraz z rozwojem procesów sprzedaży.

Kolejną funkcją związaną z zarządzaniem terytorium sprzedażowym jest wsparcie wykonywania planów, w tym kontrola realizacji trasówek i wykrywanie nieprawidłowości – piszemy o tym w tym artykule. Należy również brać pod uwagę, że nawet dobrze przygotowane plany nie wytrzymują konfrontacji z rzeczywistością ponieważ często po prostu dezaktualizują się. Dlatego niezwykle istotne jest analizowanie raportów geograficznych w celu dostosowania do zmieniających się okoliczności podziałów terytorialnych, przypisań, trasówek, zadań, czy targetów. W tym artykule przeczytasz o tym, jak raportowanie wspiera managerów sprzedaży w lepszym zrozumieniu aktualnej sytuacji i rynku docelowego.

Zachęcamy do wypróbowania Modułu Map eLeader Mobile Visit oraz funkcjonalności geograficznych. Nasi specjaliści pomogą w tym by terytorium sprzedażowe z terra incognita zamieniło się w ziemię obiecaną.